A importância do briefing no design de ambientes empresariais

Por Ronaldo Duschenes

“Se o briefing é uma primeira conversa que deve levar o designer à criação do melhor produto ou do melhor ambiente, será que essa conversa não deveria acontecer diretamente entre os atores principais, ou seja, designer e diretor de estratégia, CEO, presidente da empresa”

Em uma conversa particular com Elói Zanetti, renomado profissional de marketing, comunicação corporativa e estratégia de vendas do Paraná, falamos das dificuldades que os profissionais de criação encontram na etapa inicial de seus trabalhos, a do briefing. Dessa conversa resultaram alguns textos e palestras feitos com muita competência pelo Elói, em sua área. Restou para mim dirigir o assunto para o design, mais especificamente para a área deste segmento que me sinto mais à vontade que é a de móveis para ambientes empresariais, bem como para o design desses ambientes.

Como briefing é um anglicismo, vou dar minha interpretação do termo. Brief quer dizer rápido, curto, sintético. E briefing é um resumo, uma síntese do objetivo ao qual se pretende chegar, com característica de dar o início, o start de uma atividade, de um projeto, a ser realizado pela parte briefada, o contratado.

Por que nem sempre o briefing dá certo?

Se o briefing é uma primeira conversa que deve levar o designer à criação do melhor produto ou do melhor ambiente, será que essa conversa não deveria acontecer diretamente entre os atores principais, ou seja, designer e diretor de estratégia, CEO, presidente da empresa, ou o profissional da empresa que, ligado ao RH, decidirá com a máxima competência interna da empresa como será seu futuro? Embora eu acredite firmemente que assim deva ser, raramente é o que acontece.

As empresas, principalmente as maiores, têm por costume delegar para funcionários ligados a setores de suprimentos, os compradores, que recebem esse briefing de algum dos diretores da mesma e o repassam ao designer. Bem, quando é isso o que ocorre, as dificuldades para o designer (ou arquiteto, quando é o caso) são imensas. As chances de acertar diminuem muito e o resultado acaba por ser mais pobre ou generalista do que poderia ser se tivéssemos as competências corretas envolvidas desde o primeiro instante. E como o profissional de suprimentos é medido pela sua capacidade de “comprar barato”, o resultado é o que poderia se esperar, com raras exceções.

Portanto, quem deve ser o responsável por um briefing com melhores chances de chegar ao melhor resultado?

A primeira resposta lógica é o cliente.

Mas também é o designer, porque cabe a ele chamar a atenção do cliente para o fato que acabamos de relatar. Missão nada fácil, uma vez que hábitos empresariais arraigados são de difícil mudança.

Além de haver outro mau hábito, desta vez nas empresas de criação, que é o de utilizar a figura do contato que acaba tentando fazer o papel de interface entre as partes. O contato, a não ser que tenha uma capacidade sobre-humana, sempre perde informações vitais para o processo. É a instalação do “telefone sem fio”.

De quem é a culpa de um briefing mal feito?

Acredito que seja de novo das duas partes. O profissional do design entende de seus processos de criação, mas nem sempre compreende o negócio de seu cliente. Para que o produto final, a implantação de um ambiente enriquecedor e produtivo atenda a empresa de forma plena, o cliente terá que comunicar no briefing as características essenciais do seu negócio, como a empresa trabalha, como são as relações hierárquicas e principalmente qual é a cultura de interação entre os diversos níveis ou departamentos de sua companhia.

Várias questões pertinentes devem ser feitas neste momento. Como a empresa se relaciona com seus clientes, ela é vendedora ou compradora? Que necessidade de demonstração de seu poder ela tem? Perguntas delicadas devem ser feitas nesse momento, porque definições radicais devem ocorrer nesta etapa. O projeto poderá ser “arrojado” ou deverá transmitir a sensação de sobriedade? A empresa é moderna no uso da tecnologia? Migrará para os mais avançados equipamentos? Utilizará os meios que as novas tecnologias permitem como funcionários que trabalham em lugares remotos e somente se encontram presencialmente com pouca freqüência? Ou são times que fazem do contato permanente a sua força?

Parece fácil, mas é aí que as grandes falhas de comunicação acontecem e fazem com que o que poderia resultar em um grande projeto resuma-se em um arranjo simplificado de mobiliário.

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